关于出席股东会议，还有一些事项是股东必须注意的。其中一个是委托代表的时限。
一般上开会的通知，有一定的期限；从会议当天算起，股东大会最少需要21天前通知，而股东特大则最少要在14天前寄出通知信函。
股东将会收到会议的议程，有时有附上说明扼要，让股东了解公司开会的目的。
在列出议案之后，公司将附有回函。如果股东未克出席，一样可以在回函里的每则议案划上同意（FOR）或反对（AGAINST）票，填上个人资料后寄回公司。
不过，股东必须提名大会主席代为投票；不然的话，也可以提名他人为委托人（PROXY）。
如要投票或委托程序有效，一般公司的规矩是必须在开会前48小时收到该委托状（PROXY FORM），逾时无效，所以股东们如要委任代表，必须注意这点，以免委托人白跑一趟。
出示购买合约单据
在以前，如果要出席会议，投资者可以在开会前几天买进该股，然后出席。
由于注册司可能没有股票交割的记录，因此投资者未必出现在股东名册内，负责人可能要求出示购买合约单据（CONTRACT NOTE），以作证据。一般上有备而来的股东，不会面对难题。
存票记录决定出席权
不过，自去年开始，交易所开始推行存票记录日期（Record of depositors），即投资者的户口必须在一定的日期存有该股票，才能出席。这让一些最后一分钟才买票的投资者不被允许出席会议，引来不便。
例如，20日大红花石油（HIBICUS）举行股东大会，公司定下存票日是8月13日，即在8月13日，您必须证明户口已有该股票，才能出席。
如果您在13日才买，因为T+3的关系，股票要在16日才存入您的户口，所以您是不能出席会议的。
开始的确是很混乱，因为每家公司的存票日和会议日期的差距不一样。不过，时日一久，大家也知道如何跟规矩做人。
只是这安排有个漏洞，我们用回上述例子：就算您在14日卖掉大红花石油，您依然有出席20日会议的权利。
因此，虽然您在20日已不是股东，却有权利出席和投票，反观13日才买票且继续持票至20日的股东，会议当天的确是股东，却不得其门而入，想起来相当吊诡。
避免幽灵股东涌现
不过，这方法的好处是省了许多幽灵股东涌现的麻烦。以前有人当天买当天卖（或隔天卖掉），却拿着合约单据来认亲认戚，甚至没有合约也要强来出席。
如今交易所出这一招滴血认亲，不论你怎样买或借，只要存票记录那一天你能证明血缘关系，会议就欢迎你来，否则一切免谈。
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